Wohnmobile, Camper oder Wohnwagen zu vermieten bedeutet nicht nur, Fahrzeuge in einen Kalender einzutragen. Buchungen müssen verwaltet, Kundendaten verarbeitet, Verträge erstellt, Zahlungen überwacht, Fahrzeuge übergeben und Mieter informiert werden.
Eine pauschale Antwort auf die Preisfrage gibt es nicht. Anbieter arbeiten mit unterschiedlichen Preismodellen: Manche verlangen feste monatliche Grundgebühren, andere rechnen nach Anzahl der Fahrzeuge ab. Teilweise gibt es unterschiedliche Funktionspakete oder zusätzliche Gebühren.
Entscheidend ist nicht nur, was die Software pro Monat kostet – sondern welche Funktionen enthalten sind und wie viel Arbeit sie im Vermietalltag tatsächlich abnimmt.
Welche Preismodelle gibt es bei Vermietungssoftware für Wohnmobile?
Bei Software für Wohnmobil-, Camper- und Wohnwagenvermieter begegnet man verschiedenen Abrechnungsmodellen.
Feste Monats- oder Jahresgebühr
Einige Anbieter arbeiten mit festen monatlichen oder jährlichen Tarifen. Je nach Anbieter ist darin beispielsweise eine bestimmte Anzahl an Fahrzeugen enthalten. Wird die Flotte größer, wechselt der Vermieter in einen höheren Tarif. Bei diesem Modell lohnt es sich zu prüfen:
- Wie viele Fahrzeuge sind enthalten?
- Welche Funktionen gehören zum Tarif?
- Gibt es unterschiedliche Funktionspakete?
- Werden zusätzliche Nutzer extra berechnet?
- Muss jährlich oder monatlich bezahlt werden?
- Gibt es Mindestvertragslaufzeiten?
Ein Preis ist nämlich nur dann sinnvoll vergleichbar, wenn auch klar ist, was darin enthalten ist.
Preis pro Fahrzeug
Ein anderes Modell orientiert sich direkt an der Größe der Flotte: Der Vermieter bezahlt einen bestimmten Betrag pro Fahrzeug und Monat. Die Softwarekosten entwickeln sich so mit dem eigenen Vermietbetrieb.
Ein Vermieter mit zwei Fahrzeugen bezahlt entsprechend weniger als ein Unternehmen mit 20 oder 30 Fahrzeugen. Gerade für kleinere oder wachsende Vermietbetriebe kann das interessant sein, weil nicht von Anfang an ein großer Softwaretarif bezahlt werden muss. Wichtig ist auch hier: Steht der vollständige Funktionsumfang zur Verfügung oder müssen bestimmte Funktionen zusätzlich gebucht werden?
Unterschiedliche Funktionspakete
Ein weiteres häufiges Modell sind Tarifstufen wie Basis, Professional oder Premium. Ein niedriger Einstiegspreis kann zunächst attraktiv wirken. Entscheidend ist aber, ob die Funktionen enthalten sind, die man im Vermietalltag tatsächlich braucht – zum Beispiel:
- Online-Buchung
- Belegungs- und Buchungskalender
- Fahrzeug- und Kundenverwaltung
- digitale Mietverträge
- Zahlungs- und Kautionsverwaltung
- automatisierte Kommunikation
- Fahrzeugübergabe und Dokumentation
- digitale Vorabeinweisung
- Unterstützung für Mieter während der Reise
Wenn wichtige Funktionen erst in einem höheren Paket verfügbar sind, sollte für den Preisvergleich auch genau dieser Tarif betrachtet werden.
Gibt es zusätzliche Kosten bei Vermietsoftware?
Beim Vergleich lohnt es sich, nicht ausschließlich auf den prominent dargestellten Monatspreis zu schauen. Je nach Anbieter können weitere Kosten entstehen, etwa:
- Einrichtungsgebühren und Kosten für Datenimporte
- zusätzliche Benutzer oder Standorte
- Schnittstellen, Zusatzmodule und Apps
- Supportpakete und individuelle Anpassungen
- Transaktions- oder Buchungsgebühren
Solche Kosten sind nicht grundsätzlich problematisch. Sie sollten jedoch transparent sein, damit Vermieter vor ihrer Entscheidung wissen, was das System im tatsächlichen Betrieb kostet.
Was kostet Vermietsoftware für einen kleinen Wohnmobilvermieter?
Gerade kleinere Vermieter mit ein bis fünf Fahrzeugen fragen sich häufig, ob sich professionelle Vermietsoftware für Wohnmobile für sie überhaupt lohnt. Excel, Kalender, E-Mail und Word sind oft bereits vorhanden – auf den ersten Blick entstehen also keine zusätzlichen Softwarekosten. Allerdings entsteht Arbeitszeit.
Zu einer Vermietung gehören je nach Betrieb beispielsweise:
- Verfügbarkeit prüfen und Anfrage beantworten
- Kundendaten erfassen und Buchung anlegen
- Mietvertrag vorbereiten und Zahlungen kontrollieren
- Informationen vor der Abholung versenden
- Fahrzeug vorbereiten, Mieter einweisen und übergeben
- Rückfragen während der Reise beantworten
- Rückgabe dokumentieren
Wer diese Vorgänge mit verschiedenen Programmen oder vollständig manuell abwickelt, investiert bei jeder einzelnen Vermietung Zeit. Deshalb sollte die Frage nicht nur lauten, was eine Vermietsoftware kostet – sondern auch, wie viel Zeit die Vermietung ohne zentrale Softwarelösung kostet.
Ein einfaches Rechenbeispiel
Nehmen wir einen kleinen Vermieter mit drei Wohnmobilen. Jedes Fahrzeug wird im Laufe eines Jahres zehnmal vermietet – das ergibt 30 Vermietvorgänge im Jahr.
Dabei sind wiederkehrende Rückfragen während der Reise, doppelte Dateneingaben oder das manuelle Zusammensuchen verschiedener Informationen noch nicht berücksichtigt. Software sollte deshalb nicht ausschließlich als monatlicher Kostenpunkt betrachtet werden, sondern als Werkzeug, das wiederkehrende Arbeitsschritte vereinfacht oder automatisiert.
Ab wann lohnt sich Vermietsoftware für Wohnmobile?
Dafür gibt es keine feste Anzahl an Fahrzeugen. Ein Vermieter mit zwei stark ausgelasteten Wohnmobilen kann mehr Verwaltungsaufwand haben als ein Betrieb mit fünf Fahrzeugen, die nur gelegentlich vermietet werden. Entscheidender als die Flottengröße ist, wie viel wiederkehrende Arbeit bei jeder Vermietung entsteht.
Vermietsoftware kann besonders interessant werden, wenn:
- Kundendaten mehrfach übertragen werden müssen,
- Buchungen in mehreren Kalendern gepflegt werden,
- Mietverträge immer wieder manuell erstellt werden,
- regelmäßig dieselben E-Mails geschrieben werden,
- viele ähnliche Fragen von Mietern entstehen,
- Fahrzeugübergaben viel Zeit benötigen,
- mehrere Personen auf dieselben Daten zugreifen müssen oder
- die Flotte zukünftig wachsen soll.
Ist die günstigste Vermietsoftware automatisch die beste Wahl?
Nicht unbedingt. Angenommen, eine Software kostet 20 Euro weniger pro Monat als eine andere Lösung – die etwas teurere spart dem Vermieter dafür jeden Monat zwei Stunden Arbeitszeit. Dann sollte nicht nur der Preisunterschied, sondern auch der Wert dieser eingesparten Zeit berücksichtigt werden.
Gerade kleine Vermietbetriebe erledigen Kundenkommunikation, Buchungsverwaltung, Vertragsvorbereitung, Fahrzeugübergabe, Dokumentation und Mieterunterstützung selbst. Eine Vermietsoftware sollte deshalb vor allem praktisch nutzbar sein und tatsächlich Arbeit reduzieren.
Welche Funktionen sollten im Preis enthalten sein?
Welche Funktionen ein Vermieter benötigt, hängt vom eigenen Betrieb ab. Ausführlich erklären wir das im Beitrag: Welche Funktionen eine moderne Vermietungssoftware für Wohnmobile benötigt.
Online-Buchung
Können Interessenten Verfügbarkeiten prüfen und direkt über die Website des Vermieters eine Buchung oder Buchungsanfrage starten?
Buchungs- und Fahrzeugverwaltung
Sind Fahrzeuge, Kunden, Buchungen und Zeiträume miteinander verbunden?
Digitale Mietverträge
Können vorhandene Kundendaten direkt für Mietverträge genutzt werden?
Zahlungen und Kautionen
Lassen sich Zahlungsstände und Kautionen übersichtlich verwalten?
Kundenkommunikation
Können wiederkehrende Informationen vorbereitet oder automatisiert versendet werden?
Fahrzeugübergabe und Rückgabe
Kann der Fahrzeugzustand digital dokumentiert werden?
Digitale Vorabeinweisung
Können Mieter über eine digitale Vorabeinweisung bereits vor ihrer Abholung Informationen zu ihrem konkreten Fahrzeug erhalten?
Informationen während der Reise
Kann der Mieter auch unterwegs schnell auf fahrzeugspezifische Informationen zugreifen – etwa durch KI-Unterstützung für Mieterfragen?
Support und Weiterentwicklung
Wird die Software fortlaufend weiterentwickelt und steht bei Fragen Unterstützung zur Verfügung?
Wie viele Einzellösungen ersetzt die Software?
Viele Vermietbetriebe arbeiten mit mehreren Werkzeugen gleichzeitig: Kalender für Buchungen, Excel für Fahrzeugdaten, Word für Verträge, Cloudspeicher für Dokumente, E-Mail für Kundeninformationen, ein zusätzliches Buchungssystem und ein eigenes Tool für Übergabeprotokolle.
Jede einzelne Anwendung kann für sich genommen günstig oder bereits vorhanden sein. In Summe liegen die Informationen jedoch an verschiedenen Stellen, Daten werden mehrfach eingetragen. Eine zentrale Vermietsoftware kann deshalb auch dadurch wirtschaftlich sein, dass sie mehrere Arbeitsschritte in einem System zusammenführt.
Was kostet Smarlps?
Smarlps verfolgt ein bewusst einfaches und transparentes Preismodell. Die monatlichen Kosten richten sich nach der Anzahl der verwalteten Fahrzeuge (Details in der Smarlps-Preisübersicht):
- 1 bis 5 Fahrzeuge: 15 € pro Fahrzeug und Monat
- 6 bis 15 Fahrzeuge: 13 € pro Fahrzeug und Monat
- ab 16 Fahrzeugen: 10 € pro Fahrzeug und Monat
- voller Funktionsumfang in jeder Stufe
Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. Enthalten sind Smarlps Vermiet-Office und Smarlps Go! – unabhängig von der Flottengröße.
Beispiel mit drei Wohnmobilen
Setzt ein Vermieter seine Arbeitszeit beispielsweise mit 30 Euro pro Stunde an, entsprechen 18 Euro rund 36 Minuten. Werden durch digitale Buchungsverwaltung, Vertragsvorbereitung, Kundenkommunikation, Vorabeinweisung oder Fahrzeugübergabe mehr als 36 Minuten pro Vermietvorgang eingespart, kann sich die Software rechnerisch bereits amortisieren – weniger Rückfragen und weniger doppelte Dateneingaben noch nicht eingerechnet.
Kleine Flotte bedeutet nicht kleiner Funktionsumfang
Ein Vermieter mit zwei Fahrzeugen benötigt grundsätzlich dieselben Abläufe wie ein Betrieb mit 20 Fahrzeugen: Buchung, Vertrag, Mieterinformationen, Übergabe und Unterstützung während der Reise. Deshalb hängt der Smarlps-Funktionsumfang nicht von der Flottengröße ab – der Preis schon.
Smarlps wächst mit der Flotte
Der Preis pro Fahrzeug sinkt mit zunehmender Flottengröße: 15 € bis fünf Fahrzeuge, 13 € bei sechs bis fünfzehn und 10 € ab 16 Fahrzeugen. Ein Vermieter muss nicht auf ein neues System wechseln, nur weil sein Betrieb wächst.
Monatlich kündbar und 14 Tage kostenlos testen
Smarlps ist monatlich kündbar und kann zunächst 14 Tage kostenlos getestet werden. Für einen aussagekräftigen Test sollte möglichst ein kompletter Vermietungsprozess ausprobiert werden:
Worauf sollte man bei einem Preisvergleich achten?
- Wie berechnet sich der Preis? Nach Fahrzeugen, als Pauschale, nach Benutzern oder über Tarife?
- Welche Funktionen sind enthalten – und passen sie zum eigenen Vermietprozess?
- Welche weiteren Kosten entstehen, etwa Einrichtungsgebühren oder Zusatzmodule?
- Wie flexibel bleibt der Vermieter? Gibt es lange Vertragslaufzeiten?
- Wie viel Arbeit spart das System im Alltag tatsächlich?
Der wirtschaftliche Nutzen einer Vermietsoftware entsteht nicht dadurch, dass sie auf dem Papier möglichst günstig ist – sondern dadurch, dass sie wiederkehrende Arbeit reduziert.
Fazit: Bei Vermietsoftware zählt mehr als nur der Monatspreis
Die Kosten einer Vermietungssoftware für Wohnmobile lassen sich nicht sinnvoll vergleichen, ohne gleichzeitig Funktionsumfang und Preismodell zu betrachten. Wichtiger als ein niedriger Einstiegspreis sind die Fragen: Welche Funktionen sind enthalten? Entstehen zusätzliche Kosten? Passt das Preismodell zur Flottengröße? Wie viel Arbeit nimmt mir die Software ab?
Ein fahrzeugbezogenes Preismodell hat einen einfachen Vorteil: Kleine Vermieter beginnen mit überschaubaren Kosten, und die Software wächst mit der Flotte. Bei Smarlps startet die Nutzung bei 15 € pro Fahrzeug und Monat – mit vollem Funktionsumfang, monatlich kündbar und 14 Tage kostenlos testbar.
